Этот чек-лист вспоминают в день проверки или инцидента. Если по любому пункту ниже ответ “где-то/у подрядчика/в офисе/в почте” — папки фактически нет.
Быстрый тест (10 секунд)
Папка считается “живой”, если ответственный за ПБ/эксплуатацию может за пару минут:
- показать документы;
- объяснить, кто отвечает и что делать при сработке;
- подтвердить факт обслуживания и результаты проверок.
12 документов, которые должны лежать НА ОБЪЕКТЕ (в одной папке)
Раздел 1. Договор и полномочия исполнителя
- Договор на техническое обслуживание пожарной автоматики + приложения (перечень систем, периодичность, адреса/помещения)
- Документы исполнителя, подтверждающие право выполнять работы (например, лицензия)
Раздел 2. Обслуживание и факты работоспособности
- Акты выполненных работ за последние 12 месяцев (по месяцам)
- Журнал ТО/РТО (ведётся на объекте, ежемесячные отметки с подписями исполнителя и заказчика)
- Акты/отчёты/протоколы ТО с результатами (что проверяли, какие зоны/шлейфы, итог; комплексная проверка — 1 раз в 15 месяцев)
- Форма учёта неисправностей/замечаний (что выявили → срок → кто устранил → дата подтверждения; часто это раздел журнала ТО)
Раздел 3. Схемы “как сделано”
- План/схема размещения оборудования и зон (АПС/СОУЭ), планировки должны быть актуальными
- Исполнительная документация (“как сделано”: структурная схема/подключения/кабельный журнал — что предусмотрено)
- Лист изменений (что меняли, когда, кем подтверждено)
Раздел 4. Ответственные и действия
- Приказ о назначении ответственного за ПБ + кто замещает
- Инструкция действий при сработке на 1 странице (кто/что/куда/кого уведомить)
- Контактная карта (дежурные, подрядчик, эскалация: “кого будить и в каком порядке”)
3 признака, что “папка есть, но она мёртвая”
- документы появляются только “по запросу у обслуживающей организации”;
- есть акты по оплате, но нет журнала ТО и подтверждений с результатами проверок;
- на объекте никто не может быстро сказать, кто ответственный и что делать при сработке.
Как сделать так, чтобы папка реально работала
1 раз в месяц (5 минут):
- обновить контакты (п.12);
- добавить последний акт/отчёт (п.3–5);
- обновить реестр неисправностей (п.6).
Хотите готовый шаблон структуры папки?
Напишите ➡️https://t.me/OOOOMS_Bot — пришлём структуру (разделители + титульник + “что куда подшить”) и шаблон письма подрядчику “одним письмом запросить пакет документов”.
Пусть на объекте будет порядок, который выдерживает и проверку, и реальную ситуацию.
